De vijf meest gemaakte fouten bij een communicatieplan zijn: geen heldere doelstelling formuleren, de doelgroep te breed definiëren, het plan niet koppelen aan de organisatiestrategie, de uitvoering niet borgen en het plan na oplevering in de la laten liggen. Deze fouten zorgen ervoor dat een communicatieplan op papier goed oogt, maar in de praktijk weinig oplevert. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over communicatieplannen, zodat jij de valkuilen herkent en vermijdt.
Waarom mislukken zoveel communicatieplannen in de praktijk?
Communicatieplannen mislukken in de praktijk omdat ze worden opgesteld als document in plaats van als werkend instrument. Het plan wordt geschreven, goedgekeurd en daarna opgeslagen, terwijl de dagelijkse communicatie gewoon doorgaat zoals altijd. De verbinding tussen plan en uitvoering ontbreekt.
Dat klinkt herkenbaar, toch? Je hebt weken gestoken in een mooi communicatieplan. Stakeholders hebben het goedgekeurd. En dan… gebeurt er eigenlijk weinig mee. De reden is bijna altijd hetzelfde: het plan is opgesteld vanuit een bureaulogica in plaats van vanuit de realiteit van de organisatie.
Een communicatieplan werkt alleen als het aansluit bij hoe de organisatie écht functioneert. Dat betekent rekening houden met de capaciteit van het team, de cultuur binnen de organisatie en de bereidheid van leidinggevenden om communicatie actief te steunen. Zonder die verbinding blijft een communicatieplan een theoretisch document.
Wat zijn de 5 meest gemaakte fouten bij een communicatieplan?
De vijf meest gemaakte fouten bij een communicatieplan zijn: onduidelijke doelstellingen, een te brede doelgroepomschrijving, geen koppeling met de organisatiestrategie, geen concreet uitvoeringsplan en geen evaluatiemoment. Elk van deze fouten ondermijnt de effectiviteit van je communicatieplan op een ander niveau.
- Geen heldere doelstelling. “We willen beter communiceren” is geen doelstelling. Een goede doelstelling is specifiek, meetbaar en tijdgebonden. Zonder dat weet je niet wanneer je succesvol bent geweest.
- De doelgroep te vaag omschrijven. “Medewerkers” of “de buitenwereld” is geen doelgroep. Wie wil je precies bereiken, met welke boodschap en via welk kanaal? Hoe specifieker, hoe effectiever.
- Geen koppeling met de organisatiestrategie. Communicatie bestaat niet in een vacuüm. Als het communicatieplan niet aansluit bij de bredere doelen van de organisatie, communiceer je langs de werkelijkheid heen.
- Geen uitvoeringsplan. Een communicatieplan zonder concrete acties, verantwoordelijkheden en deadlines is een wenslijst. Wie doet wat, wanneer en met welk budget?
- Geen evaluatie ingebouwd. Veel plannen eindigen bij de uitvoering. Maar zonder evaluatie leer je niets. Bouw vaste momenten in om te meten of je communicatie het gewenste effect heeft.
Wil je weten hoe je een communicatieplan opzet dat wél werkt? Onze communicatiestrategie en advies helpt je om van een plan op papier naar een aanpak te gaan die daadwerkelijk resultaat oplevert.
Hoe voorkom je dat je communicatieplan een la-document wordt?
Je voorkomt dat je communicatieplan in de la verdwijnt door het van begin af aan te ontwerpen als een levend document: met eigenaarschap, vaste evaluatiemomenten en een directe koppeling aan lopende projecten en besluitvorming. Een plan dat niemand gebruikt, helpt niemand.
Praktisch gezien betekent dit een paar dingen:
- Wijs een eigenaar aan. Iemand moet verantwoordelijk zijn voor het bewaken en bijsturen van het plan. Zonder eigenaar is niemand verantwoordelijk.
- Maak het plan toegankelijk. Een document van 40 pagina’s leest niemand. Maak een beknopte versie die medewerkers en leidinggevenden echt kunnen gebruiken.
- Plan vaste check-ins in. Bespreek het plan elk kwartaal. Wat werkt? Wat niet? Wat is er veranderd in de organisatie of de omgeving?
- Verbind het plan aan concrete projecten. Koppel communicatieacties aan lopende initiatieven, zodat het plan automatisch onderdeel wordt van de dagelijkse werkelijkheid.
Een communicatieplan dat leeft, groeit mee met de organisatie. Dat vraagt om discipline, maar ook om een plan dat van begin af aan realistisch en uitvoerbaar is opgesteld.
Wanneer is een communicatieplan klaar om te gebruiken?
Een communicatieplan is klaar om te gebruiken wanneer het een duidelijke doelstelling heeft, de doelgroepen zijn omschreven, de boodschappen zijn geformuleerd, de kanalen zijn gekozen en er een concreet uitvoeringsplan ligt met eigenaarschap en een tijdlijn. Perfectie is geen vereiste, uitvoerbaarheid wel.
Een veelgemaakte fout is wachten totdat het plan “af” is. Maar communicatie is nooit af. Het is beter om met een werkbaar plan te starten en dat gaandeweg aan te scherpen dan te wachten op het perfecte document dat nooit de deur uitkomt.
Vraag jezelf bij de afronding drie dingen af:
- Weet iedereen die het plan moet uitvoeren wat er van hem of haar wordt verwacht?
- Zijn de doelstellingen concreet genoeg om later te evalueren?
- Sluit het plan aan bij wat er nu binnen de organisatie speelt?
Als je die drie vragen met “ja” kunt beantwoorden, is je communicatieplan klaar om mee aan de slag te gaan. Bekijk ook ons dienstenoverzicht als je wilt weten hoe wij organisaties ondersteunen bij het ontwikkelen en uitvoeren van communicatieplannen.
Wie moet er betrokken zijn bij het opstellen van een communicatieplan?
Bij het opstellen van een communicatieplan moeten minimaal de communicatieafdeling, het management en de relevante interne stakeholders betrokken zijn. Hoe breder de betrokkenheid bij het opstellen, hoe groter het draagvlak bij de uitvoering.
Dat klinkt logisch, maar in de praktijk wordt een communicatieplan nog te vaak alleen door de communicatieafdeling geschreven. Het resultaat is een plan dat inhoudelijk misschien klopt, maar waarin andere afdelingen zich niet herkennen en zich er ook niet verantwoordelijk voor voelen.
Betrek daarom ook:
- Het management. Zij moeten het plan niet alleen goedkeuren, maar ook actief uitdragen. Communicatie werkt alleen als leidinggevenden het serieus nemen.
- HR en interne communicatie. Zeker bij verandertrajecten zijn zij onmisbare partners in het bereiken van medewerkers.
- Medewerkers zelf. Niet als eindgebruikers, maar als bron. Wat leeft er op de werkvloer? Welke vragen en zorgen hebben mensen? Die inzichten maken je communicatieplan veel sterker.
Een communicatieplan dat breed gedragen wordt, heeft een veel grotere kans van slagen dan een plan dat van bovenaf wordt opgelegd.
Hoe Sabel Communicatie helpt bij het opstellen van een communicatieplan
Wij helpen organisaties bij het ontwikkelen van communicatieplannen die niet in de la verdwijnen. Geen dikke rapporten die niemand leest, maar heldere strategieën die aansluiten bij de realiteit van jouw organisatie en die teams in beweging brengen.
- We denken strategisch mee over doelstellingen, doelgroepen en boodschappen
- We koppelen het communicatieplan aan de bredere organisatiestrategie
- We betrekken de juiste mensen bij het proces voor maximaal draagvlak
- We zorgen voor een uitvoerbaar plan met duidelijke acties, eigenaarschap en evaluatiemomenten
- We ondersteunen ook bij de uitvoering, van content en storytelling tot trainingen voor medewerkers
Wil je de communicatie binnen jouw organisatie verbeteren en zoek je een aanpak die echt bij jullie past? Bij Sabel Communicatie denken we graag met je mee. Van een heldere communicatiestrategie tot creatieve oplossingen die mensen verbinden en in beweging brengen. Ontdek onze aanpak of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Hoe pas je leiderschapscommunicatie toe bij een fusie of reorganisatie?
- Wat zijn de 5 kenmerken van effectieve leiderschapscommunicatie?
- Waarom schiet reguliere communicatie tekort in situaties die weerbaarheidscommunicatie vragen?
- Wat is het verschil tussen weerbaarheidscommunicatie en crisiscommunicatie?
- Wat is de why van je organisatie en hoe gebruik je die?