Het jaarverslag kost organisaties vaak veel moeite en geld. Dan is het prettig als het verslag ook écht gelezen wordt. Enkele tips voor een effectief, leesbaar jaarverslag.
‘Een geslaagd jaarverslag leest als een goed boek.' Die uitspraak deed de juryvoorzitter van de F.G. Kordes-Trofee twee jaar terug. De trofee is een onderscheiding voor het beste publieke jaarverslag. De organisatie die toen de trofee won, sleepte deze in de wacht dankzij onder meer de leesbaarheid. ‘Geen plechtig jaarverslagtoontje, maar eigentijdse, toegankelijke taal', aldus de jury. Dat was niet alleen een opsteker voor de winnende organisatie, maar ook voor Sabel Communicatie - verantwoordelijk voor het tekstconcept en de eindredactie.
Onze tips voor een effectief en leesbaar jaarverslag gaan terug naar de basis:
- Kruip in de huid van je doelgroep(en) en ontwikkel een ijkpersoon. Zo verplaats je je eenvoudig in zijn of haar informatiebehoefte en belevingswereld, en houd je deze gemakkelijker voor ogen bij de keuze voor het jaarthema, de invalshoek van je onderwerpen en de uiteindelijke tekst.
- Houd het beknopt. Organisaties willen zorgvuldig zijn, maar schieten daarin door en proppen zo veel mogelijk informatie in het verslag, dat vervolgens een dikke pil wordt. Maak anders 2 versies: 1 voor het brede publiek en 1 voor stakeholders.
- Hanteer een schrijfstijl die past bij de kernwaarden van de organisatie. Dat zorgt ervoor dat het jaarverslag ook echt een imagoversterkend instrument wordt.
