09 september 2014

‘Praten in plaatjes’: communicatiestrategie bij RIVM

De ene collega had het over ‘borgen’. De andere collega over ‘discussiëren’. En ik had het over ‘formeren’. Allemaal bedoelden we (ongeveer) hetzelfde. Maar we spraken een andere taal. Dit kleine ‘taaldrama’ speelde zich af tijdens mijn detachering bij het RIVM. Hier ben ik aan de slag met het verzamelen van teksten, video- en beeldmateriaal voor, een programma van het ministerie van VWS.

blog Maria

Illustratie: Claartje van der Linden
Praten in plaatjes, pastel op papier, 23 x 14 cm, 2014

Eerst koers bepalen, dan varen

Voordat ik met het schrijven en verzamelen van beeld en video begon, maakte ik een communicatiestrategie. Hierin beschreef ik welke groepen waar en waarom het beste met elkaar communiceren rondom de vraag: hoe kunnen gezondheidsprofessionals met hulp van social media een gezonde leefstijl bevorderen bij jongeren?

Ik in mijn nopjes: plan naar de projectleiders

Vlak voor mijn vakantie had ik de communicatiestrategie doorgenomen met een communicatieadviseur bij RIVM. Het was een vruchtbaar gesprek en ze had nog wat kleine aanvullingen; ik was in mijn nopjes. Ik paste het plan aan en stuurde het naar de projectleiders van #Jeugdimpuls.

Taalcursus of lege site?

Tijdens dat uurtje overleg, waarin we de communicatiestrategie bespraken, lukte het dus niet goed om elkaars taal leren te spreken. Ik vermoedde dat me dat ook niet zou lukken binnen twee maanden. Terwijl het plan binnen een week afgetikt moest zijn. Want we moesten inmiddels toch echt de site vullen – een lege site zegt immers zo weinig.

Geen communicatiejargon in de rest van de organisatie

Tijdens die bespreking besefte ik ook (te laat) dat ik jargon gebruikte in het plan. Precies waarin ik deelnemers train tijdens onze schrijftrainingen (spreek de taal van je doelgroep), daarin had ik gezondigd. Ik gebruikte communicatiejargon, terwijl ik het communicatieplan vooral af moest stemmen met andersoortige deskundigen.

Oftewel: sta even stil voor wie het communicatieplan bedoeld is: communicatiemensen of andere inhoudelijk deskundigen?

Geen taalcursus, maar praten in plaatjes

Hartstikke mooi, deze les, maar voor een volgende keer. Want inmiddels stond mijn weekje zeilen voor de deur, had het communicatieplan zo ongeveer af moeten zijn, maar kwamen we er niet uit.

What to do?

Iedereen praat plaatjes, bedacht ik toen. Weg met al die woorden waar we nu over struikelen. Ik ga in PowerPoint een plaatje maken van het communicatieplan. In beeld brengen wie met wie praat, en waarom en waar.

En dat werkte! Er was minder ruis op de lijn, doordat we het over de grote lijnen van de communicatiestrategie konden hebben met behulp van het plaatje.

Inmiddels heb ik de eerste interviews bij Rutgers WPF en SOA Aids Nederland achter de rug — in communicatietaal: ben ik met de contentproductie gestart 😉 — en hopen we die in het najaar te publiceren.

Bekijk onze aanpak om tot een communicatiestrategie te komen en voorbeelden van hoe we dit ook bij andere klanten gedaan hebben.