Het jaarverslag heeft een evolutie doorgemaakt: van papieren verslag naar een pdf op de site tot een volledig online jaarverslag. Boudewijn Bugter en Floor van Riet schreven een serie blogs op Frankwatching over het waarom, de praktische aanpak en de lancering van een online jaarverslag.
Voordelen online jaarverslag op een rij
- Online kan verschillende contenttypen bevatten: tekst, beeld, infographics, video.
- Een online jaarverslag biedt de mogelijkheid tot meer interactie.
- Alles wat online staat, is meetbaar. Dus ook het online jaarverslag. Je kunt precies zien wat het meest gelezen wordt en door wie. Waardevolle input voor verdere communicatie met stakeholders.
- Vaak is een online jaarverslag een extra website, náást je corporate website. Dat betekent dat het goede effecten kan hebben op de vindbaarheid van je organisatie.
- Met een online jaarverslag bespaar je druk- en distributiekosten uit. Traditioneel zijn dit hoge posten, die drukken op het budget.
Lees meer over de ontwikkelingen van het jaarverslag en de voordelen van een online jaarverslag in het volledige artikel: 'Spaar bomen en budget met een online jaarverslag'.
Aan de slag met het online jaarverslag: hoe pak je het aan?
De productie van een online jaarverslag lijkt op die van een papieren jaarverslag. Ook hier moet je draagvlak creëren binnen je organisatie en vertaal je communicatiestrategie naar kernwaarden en een gericht thema. Is de strategie vertaald naar de belangrijkste boodschappen voor je doelgroep? Dan kun je aan de slag met de invulling van je online jaarverslag.
- Bepaal de sitestructuur van het online jaarverslag en stel een contentplan op. Hierin beschrijf je gedetailleerd per pagina welke vorm van content erop komt en wat de inhoud daarvan is.
- Webteksten vormen de basis voor het online jaarverslag. Zorg voor bondige, scanbare webteksten, en kies de woorden van je doelgroep. Vermijd merknamen en vakjargon in titels en koppen, zorg voor informatieve linkjes (dus niet: lees meer) en schrijf beknopte alinea's.
- Een interessante manier van informatieontsluiting is facetnavigatie. Een bezoeker van een website met facetnavigatie kan klikken op een lijst met trefwoorden in het facetmenu. Daarmee verfijnt hij informatie. Als zoekresultaat blijven alleen documenten over die een relatie hebben met de gekozen trefwoorden.
- Video kun je benutten om complexe onderwerpen eenvoudiger uit te leggen en toe te lichten, zoals producten en processen. Video is ook uitermate geschikt om een emotie, sfeer en een bepaald gevoel over te brengen.
- Met grafieken en infographics kun je jaarcijfers op een duidelijke en interactieve manier weergeven.
Lees meer over contentstrategie, facetnavigatie, effectieve webteksten, de keuze en productie van webvideo, en interactieve grafieken en infographics in 'Aan de slag met het online jaarverslag: hoe pak je het aan?'.
Lancering van het online jaarverslag: een crossmediale aanpak
Hoe zorg je ervoor dat het online jaarverslag goed wordt bezocht door je stakeholders? Hier wat tips, zodat je straks trots de webstatistieken kunt presenteren aan het management.
- Een interessant jaarverslag betekent niet per definitie dat je veel bezoekers krijgt. Zorg dat je triggert en inspireert. Kruip in de huid van medewerkers, aandeelhouders, pers, leveranciers, klanten en overheden en bedenk wat zij interessant vinden. Net als bij het ontwikkelen van PR-strategieën is het zaak om voor je online jaarverslag leuke invalshoeken, triggers en journalistieke haakjes te bedenken.
- ‘Quick wins' zijn: vermelding op de corporate website, een link onder de e-mailhandtekening van alle medewerkers, een e-mail naar je relaties met de link naar het jaarverslag.
- Lanceer persoonlijke landingspagina's per doelgroep.
- Combineer een online en offline jaarverslag. Maak een inspirerende papieren versie van het jaarverslag en verwijs naar het online jaarverslag. Benut daarbij de kracht van elk kanaal optimaal.
- Organiseer een evenement rond het nieuwe jaarthema binnen het bedrijf en laat tijdens presentaties facetten van het online jaarverslag zien.
- Een online jaarverslag hoeft in vergelijking tot de papieren versie geen eenmalige uitgave te zijn. Het online gedeelte - al dan niet opgenomen in de corporate website - kan een plek worden waarin je continu rapporteert over de voortgang van het bedrijf. Door nieuwe, relevante content te creëren, zorg je voor terugkerende bezoekers.
Lees meer over de praktische tips en ideeën voor een crossmediale campagne rond het online jaarverslag op 'Lancering van het online jaarverslag: een crossmediale aanpak'.
