Conclusies en lessons learned op een rij
Hoe bereik je synergie in je interne middelenmix? Door niet over middelen na te denken, totdat je vanuit medewerkersperspectief naar onderwerpen en daaruit volgende content hebt gekeken. Open deur? Misschien. Maar zo werken opvallend weinig organisaties, blijkt uit onderzoek van Sabel Communicatie.
Ideale middelenmix bestaat niet, wel best practices gevonden
Dit onderzoek beoogde de ideale middelenmix boven tafel te halen. Maar helaas hebben we tijdens ons onderzoek uiteenlopende redenen aangetroffen voor de inzet van bepaalde middelen – een ideaaltypische mix was daar niet uit te destilleren.
Toch kunnen we wel iets zeggen over het effect dat bepaalde middelen in bepaalde situaties sorteren:
- Organisaties met medewerkers zonder vaste werkplek en/of eigen computer hebben baat bij een personeelsblad
- De manier waarop men met dit personeelsblad omgaat, verschilt nogal, maar er (b)lijken geen grote verschillen in effectiviteit te bestaan tussen deze werkwijzen
- In de organisaties die alleen nog met intranet werken, blijkt dat er toch een lacune ontstaat
- Dit zijn vaak opstartproblemen, waarvoor het antwoord zich op de langere termijn uitkristalliseert
- Waar de ene organisatie zweert bij intranet als snel nieuwskanaal, heeft de ander daar zijn twijfels bij – daar geldt vooral de kennismanagementfunctie van intranet als belangrijkste doel. “Dat nieuws, dat leest nauwelijks iemand.”
- Bij de ene organisatie werkt het bovendien fantastisch om nieuwsartikelen voor eenderde in de tweewekelijkse personeelskrant te zetten en voor tweederde op intranet, bij de andere organisatie zou dat geen optie zijn
Kortom, het blijft een kwestie van afwegen en afmeten op de eigen situatie. Elke organisatie is uniek, en heeft zijn eigen eigen-aardigheden. De middelenmix kan het beste op die situatie worden afgestemd.
Communicatieafdeling slechts verantwoordelijk voor corporate informatievoorziening
Communicatieafdelingen voelen zich primair verantwoordelijk voor de informerende functie van hun communicatiemiddelen, niet voor onderdelen als taakinformatie en procesondersteuning.
We zagen dat de inbreng van de afdeling Communicatie vaak stopt bij nieuwsvoorziening via het personeelsblad en via (digitale) nieuwsbrieven, de nieuwsvoorziening op intranet en het faciliteren van decentrale beheerders van dat intranet.
En dat is gek. Want een afdeling Communicatie zou bij uitstek in staat moeten zijn om de vertaling van functionele wensen en eisen van de organisatie in een bruikbaar middel te begeleiden. Nu ligt die verantwoordelijkheid vaak bij IT (of, minder vaak, bij HR).
Wat ons betreft, zijn communicatieprofessionals in dit proces onmisbaar, vanwege hun inlevingsvermogen in de medewerkers en kennis van de context van het middel. Zij zijn de advocaat van de gebruiker, en moeten telkens de kritische vragen stellen: Wat heeft een medewerker hier aan? Is het allemaal duidelijk? Wie helpen we hier nou écht mee?
Denken vanuit behoeften medewerkers niet vanzelfsprekend, weinig synergie
Weinig organisaties blijken te denken vanuit de behoeften van hun medewerkers. Communicatieafdelingen grijpen, op een paar lichtende voorbeelden na, elke keer klakkeloos terug op de middelen die er al zijn. En doen dat bovendien op de automatische piloot. Soms maken ze op onderwerpniveau een verdeling (achtergronden in het personeelsblad, snel nieuws op intranet), maar meestal gaat ‘synergie’ niet verder dan kruisverwijzingen. En wordt primair de nieuwsfunctie van intranet en het personeelsblad ingezet.
Ze plaatsen gebeurtenissen of informatie niet in de context die het voor een medewerker heeft, en spelen (dus) ook niet in op de vragen en behoeften die daaruit voortvloeien.
Lessons learned over voeren redactie
Ten slotte hebben we wel veel goede ervaringen gehoord op het gebied van samenwerken door intranet- en personeelsbladredacties, of zelfs het totaal integreren daarvan.
Een belangrijke succesfactor voor een goede samenwerking tussen redacties, is afstemming. De meest succesvolle redacties hadden regelmatig overleg (dagelijks, wekelijks), en werkten met een gezamenlijke planning. Ook de redactionele formules van beide middelen waren in deze gevallen nauw op elkaar afgestemd. Om de herkenning te vergroten, waren in sommige gevallen zelfs de naam van het personeelsblad en intranet identiek.
Nu klinkt de conclusie dat ‘afstemming cruciaal is’ niet wereldschokkend, maar opvallend veel organisaties gaven aan dat het nou juist daar schortte. Ze zagen de waarde van regelmatig overleg tussen beide redacties, en zouden het liefste zelfs hun redacties samenvoegen.
Organisaties die deze keuze (samenvoegen) al gemaakt hadden, waar daar zeer te spreken over. Wel is er dan één stevige hoofdredacteur nodig, die het overzicht bewaakt en die stuurt op een goede verdeling van de content over de verschillende middelen. Voor het vergaren van nieuws uit de organisatie bleek het in elk geval een gouden greep. Mensen wisten ‘de redactie’ makkelijk te vinden, en dat werpt snel zijn vruchten af.
