Nieuwskanaal voor: Sabel Communicatie

Weg met het aanmaken van nieuwe accounts!

Mon, 26 Jul 2010 09:52:12 +0200

Een account laten registreren op het web is een hoge drempel. Webwinkels, social media of zelfs een eenvoudige feedbacksuggestie: vaak moet een gebruiker zich door een webformulier heen worstelen. En erger: bij ieder formulier wordt naar dezelfde gegevens gevraagd. De hoeveelheden accounts zijn niet meer te overzien. Dat kan beter: weg met het aanmaken van al die accounts!

Voor het aanmaken van een account ligt gebruik van een webformulier voor de hand. Een webformulier is tegenwoordig vaak geoptimaliseerd voor bruikbaarheid en conversie. Linda Spaanbroek van InfoMarketeers schreef daar op Frankwatching al over in haar artikel “7 tips om de conversie van je webformulier te verhogen“. Toch blijft een webformulier een ordinaire vraag om persoonlijke gegevens. Niet iets waar gebruikers om staan te springen. De gebruikservaring kan worden verbeterd door anders te kijken naar de plek en functie van een aanmelding.

Drempelloze herkenning

Op steeds meer websites duiken knoppen op waarmee je kan inloggen met een bestaand account. Facebook Connect en Google Friend Connect zijn daarin aardig bekend, maar andere sociale netwerken hebben ook zulke mogelijkheden. Zo heeft de Nederlandse start-up Peerz een LinkedIn login. Open social of open commerce worden deze methoden ook wel genoemd.

Een paar tips voor het toepassen van deze authenticatiemethoden:

Kies een systeem dat aansluit bij de doelgroep. Doe bijvoorbeeld een klein onderzoek.
Gebruik de vormgeving van het systeem. Herkenbaarheid verhoogt het vertrouwen.
Zorg voor heldere informatie over privacy: wie krijgt welke gegevens te zien? Plaats een hyperlink naar meer informatie bij de inlogknop.
Meet en stuur: blijf letten op hoeveel aanmeldingen er zijn en pas de site daar op aan.

Een andere manier van herkenning is door geografische locatie. FourSquare, Gowalla, Google Latitude en Feest.je zijn daar voorbeelden van. Echt nuttig is dat natuurlijk als de aangeboden diensten ook locatiegebonden zijn.

Toch blijft er in deze gevallen nog een klein drempeltje over. Gebruikers zullen eerst op de inlogknop moeten drukken voordat ze verder kunnen om hun taken uit te voeren. Dat kan natuurlijk ook anders: eerst de lol, dan de formaliteiten.

Stapsgewijze betrokkenheid

weg met inloggen

niet meer nodig, beter voor conversie (getallen van LukeW?)

stap 1: social media integration

FB: overal

LinkedIn: kan ook

Plaatsgerelateerd: hip

oplossing: gradual engagement (mooie vertaling zoeken?)

posterous, tumblr, tripi

In zijn boek ‘Web Form Design: Filling in the Blanks’ beschrijft Luke Wroblewski het principe van gradual engagement, ofwel stapsgewijze betrokkenheid. In plaats van te beginnen met het aanmaken van een account kan een gebruiker direct een taak uitvoeren. Het plannen van een reis met Tripit bijvoorbeeld. Dat begint met het forwarden van bevestigingse-mail van een vlucht of een hotel. In dat proces is wel een e-mailadres nodig, maar een webformulier in traditionele zin is nergens te bekennen.

Twitter heeft laatst de aanmeldprocedure aangepast en krijgt volgens Luke Wroblewski daardoor 29% meer aanmeldingen. Ondanks een extra scherm in die procedure. Eerst wordt gevraagd naar zaken waar gebruikers in geïnteresseerd zijn, zoals hobby’s en vrienden. Daarna volgen de details over adressen, wachtwoorden en verificatie. Het initiële enthousiasme blijft daardoor hoog, en de betrokkenheid neemt toe. De conversie is hoger, omdat deze een natuurlijke plek in de procedure heeft.

Om stapsgewijze betrokkenheid goed toe te passen heeft Luke Wroblewski de volgende tips:

Bedenk al vroeg bij het plannen van een gebruikservaring op je website of aanmeldformulieren vermeden kunnen worden ten gunste van stapsgewijze betrokkenheid.
Als je stapsgewijze betrokkenheid gaat toepassen, zorg dan dat gebruikers duidelijk kunnen zien hoe ze de aangeboden diensten kunnen gebruiken en waarom dat interessant voor ze is.
Als automatisch accounts voor gebruikers worden aangemaakt, laat dat op een heldere manier weten hoe gebruikers bij hun accounts kunnen komen. Het zou kunnen dat mensen de bevestigingse-mails negeren of niet zien en ze kunnen onzeker zijn of ze überhaupt een account hebben.
Vermijd stapsgewijze betrokkenheid om de velden van aanmeldformulier over meerdere pagina’s uit te smeren. Dit kan de efficiëntie verlagen en zal niemand een plezier doen.

Geen account nodig

Het kan ook zonder account. Posterous, een blogging tool tussen Twitter en Wordpress in, heeft dat zelfs als onderscheidend voordeel op de homepage gezet. Alle communicatie verloopt via e-mail.

Stap 1 is de inhoud mailen naar het adres van posterous; stap 2 is de publicatie op internet, met een bevestiging in je mailbox. De keuze voor alleen e-mail heeft ook weer zijn beperkingen, maar dat neemt niet weg dat het voor bepaalde taken een zeer gebruiksvriendelijke methode is.

Privacy en transparantie zijn tegenargumenten voor deze methode. En dat kan voor veel organisaties inderdaad belangrijk zijn. Maar de zorgen daaromheen moeten dan wel leven bij de daadwerkelijke gebruikers. En dat kan best nog wel eens meevallen.

Conclusie

Accountregistratie met een webformulier is geen noodzaak. De taken van gebruikers analyseren vormt daarin een onmisbare stap. Als registratie een lage prioriteit heeft, moet dat zo eenvoudig en laat mogelijk in de gebruikservaring terugkomen. Of als de webdiensten zich daarvoor lenen: helemaal niet. Niet voor iedereen geschikt, maar als gedachtenoefening kan het een frisse blik op de eigen dienstverlening geven.

Bart Hilhorst (1977) is internetadviseur en interactieontwerper bij Sabel Communicatie.

Hoe deel je webcontent in? Een overzicht

Mon, 05 Jul 2010 09:06:44 +0200

De manieren om content in te delen zijn op ��n hand of misschien twee handen te tellen. Maar welke manier werkt het beste voor een website of intranet? Een goede indeling past bij de doelgroepen, hun doelen en de content zelf. In dit artikel een overzicht met tips waar en wanneer je de verschillende indelingen kan toepassen.

Informatiearchitectuur is het vakgebied waarin dit soort zaken regelmatig wordt besproken. Richard Saul Wurman beweert dat alle indelingen tot vijf te herleiden zijn: Locatie, Tijd, Alfabet, Categorie en Hiërarchie (LATCH). Donna Spencer, freelance informatiearchitect hanteert een iets andere indeling, vooral gericht op content voor websites en intranet. Wie gelijk heeft maakt niet zo veel uit: hier heb ik zoveel mogelijk relevante indelingen opgesomd die je zelf kan toepassen.

Locatie

Een veelgehoord strategisch doel bij onze opdrachtgevers is: “Laten zien wat er allemaal gebeurt in het land”. Het eerste idee dat vervolgens genoemd wordt is weergave van inhoud op een kaart. De populariteit van Google Maps heeft daar zeker aan bijgedragen. Ik beperk me hier even tot geografische indelingen.

Spencer geeft twee criteria voor een succesvolle indeling naar geografie:

De doelgroep moet op die manier informatie willen vinden. Bijvoorbeeld als bezoekers de intentie hebben om ook echt naar een bepaalde plek toe te gaan.
Belangrijker: de doelgroep moet de toegepaste geografie begrijpen. De weer te geven kaart moet herkenbaar zijn. Symbolen en kleuren zijn lang niet altijd eenduidig. Het gebruik van Google Maps voorkomt dit voor een deel, omdat dat bij veel bezoekers bekend zal zijn.

Verder is er een verschil tussen het toepassen van een kaart om informatie weer te geven of om te navigeren. Bij de eerste kan precieze locatie erg belangrijk zijn; bij de tweede is dat minder belangrijk. Bezoekers van websites van winkelketens willen vaak weten waar een winkel precies is, liefst ook met informatie over parkeren of openbaar vervoer. Bij city- en gebiedsmarketing is juist het doel om breder informatie te geven. Welke toeristische punten bij een wandeling kunnen worden aangedaan bijvoorbeeld.

Indeling naar locatie kan vaak als secundaire manier om content in te delen toegepast worden.

Alfabet

Een alfabetische indeling kan bijna overal toegepast worden. De content bepaalt voor een groot deel of dat ook nuttig is. Het werkt goed als bezoekers weten waar ze naar op zoek zijn, weten hoe ze het moeten omschrijven en de termen overeenkomen met wat ze zoeken. Door een overzichtelijke, dus niet te lange, lijst van items te scannen vinden bezoekers waar ze naar zoeken.

Indexeren van content is een vakgebied op zichzelf, maar Spencer beantwoordt drie vragen daarover in relatie met (alfabetische) indexen.

Moeten dingen er twee keer in? Ja. Als allebei de termen daadwerkelijk door bezoekers worden gebruikt. Wees daarin niet te makkelijk: onderzoek of de term ook echt genoemd wordt bij de doelgroep.
Moeten de termen technisch correct zijn, of juist de woorden die mensen gebruiken? Ja. Maar ook weer alleen als die termen echt gebruikt worden. Is het doel om de correcte termen te promoten noem deze dan, of verwijs er naar.
Moet elke contentpagina er in? Nee. De termen in de index moeten van ongeveer gelijk niveau zijn. Bepaalde onderwerpen waaronder veel pagina’s vallen hoeven niet per se mee. Behalve als bezoekers juist specifieke informatie bij een onderwerp zoeken.

Alfabet als primaire indeling zie je bij telefoon- en woordenboeken. Voor websites en intranet kan het juist als secundaire indeling zeer goed werken. Onderzoek naar de termen die de doelgroep gebruikt is daarbij van wezenlijk belang.

Tijd

Indeling naar tijd zie je bij content met nieuwswaarde en bij gebeurtenissen met een vaste duur. Dat bij actuele zaken de meest recente bovenaan moet staan is evident. Blogs, tweets, nieuws: de tijd bepaalt de volgorde. De doelgroep moet natuurlijk wel inzien dat het om actualiteit draait. Als daar geen behoefte aan is kan beter een andere indeling worden gekozen.

Content over gebeurtenissen kan je opdelen:

In het verleden, waarbij het van belang is dat bezoekers daar ook naar zoeken. Musea passen tijd op creatieve wijze toe bij het tonen van content. Tijdslijnen kunnen het doel bereiken om historisch inzicht te verschaffen.
In de toekomst, waarbij bezoekers graag willen weten wanneer iets plaatsvindt. Dat is vergelijkbaar met de indeling naar geografie, waarbij de intentie om ergens te zijn aanwezig moet zijn.

Tijd is een zeer herkenbaar principe, maar als primaire indeling werkt het maar op weinig plekken. Als secundaire indeling is het echter wijdverspreid.

Categorie

Een indeling naar categorie is vaak het meest logisch. Het ordenen van content in bepaalde vakken gaat soms ongewild vanzelf. Wie uiteindelijk de ordening bepaalt staat los van dit artikel. Feit is wel dat eindgebruikers daarop steeds meer invloed krijgen. Via gebruikersonderzoeken of op meer Web2.0-wijze: door zelf te taggen (folksonomy). Categorie-indelingen vallen op hun beurt weer uiteen in de volgende indelingen.

Format

Een format is de vorm waarin content wordt weergegeven. Toepassing zie je onder andere bij instructiewebsites. Typische mogelijkheden zijn dan:

Lees het artikel
Luister naar audio-podcast
Bekijk de video

Ook hier geldt dat de doelgroep bepalend is. Verwachten bezoekers dat ze kunnen kiezen uit verschillende formaten? En is dat belangrijker dan het onderwerp zelf? Als secundaire indeling werkt het naar mijn mening dan ook beter. Eerst een onderwerp vinden met daarop kernachtige tekst, en daarbij verschillende mogelijkheden in format.

Doelgroep

Het overnemen van de doelgroepen vanuit de strategie klinkt vaak aantrekkelijk. Meestal hebben doelgroepen specifieke kenmerken meegekregen en zijn ze herkenbaar voor de contentbeheerders. Toch werkt het in maar weinig gevallen echt goed. Spencer stelt de volgende voorwaarden:

De doelgroep kan worden opgedeeld in groepen met een scherpe afbakening. Kleine, middel- en grote organisaties is onduidelijk.
Bezoekers weten, op het moment van gebruik zelf, tot welke groep ze behoren. Schakelen tussen verschillende groepen hoeft geen probleem te zijn, als bezoekers elke keer weten wat ze zijn.
Er is weinig overlap in content. Bezoekers kunnen gevoelig zijn afwijkende content onder de doelgroepen. Zo kan op de site van de Belastingdienst soms betere informatie te vinden zijn over hetzelfde onderwerp onder Zakelijk dan onder Particulier.

Het benoemen van de doelgroepen zelf verdient natuurlijk ook aandacht: gebruik de namen die bezoekers gebruiken. Een secundaire indeling naar doelgroep kan weer erg goed werken doordat bezoekers het idee hebben preciezere informatie te kunnen vinden.

Taak

Steeds vaker worden taakgerichte indelingen gebruikt. Bezoekers kunnen meestal goed benoemen wat de taken zijn die horen bij een bepaalde website of intranet. Bijvoorbeeld het opzoeken van contactgegevens van een collega. Als de belangrijkste taken bekend zijn, kan dat leidend zijn voor de informatiearchitectuur.

Aan de ene kant klinkt dat vrij eenvoudig, maar kan aan de andere kant in de uitwerking wat moeilijkheden geven. De lijst met taken kan nogal divers worden. Een strikte methode toepassen helpt om die moeilijkheden te voorkomen.

Spencer vindt dat een indeling naar taak het beste werkt in de volgende gevallen:

Het aantal taken is beperkt.
De belangrijkste taken zijn duidelijk afgebakend.
De content is makkelijk onder de taakgroepen te plaatsen.

Daaraan zou ik willen toevoegen dat een zekere mate van actiegerichtheid ook helpt. Websites die alleen informatie geven aan een weinig betrokken publiek zal weinig belangrijke taken hebben voor de bezoekers. De toepassing van een taakgerichte indeling werkt dan ook het beste bij webapplicaties en moderne intranetten.

Onderwerp

De meest toegepaste indeling van content is naar onderwerp. Voor vrijwel elke set van content kan een onderwerpindeling worden gemaakt. Net als bij het indexeren op alfabet moeten de onderwerpen wel gelijkwaardig zijn.

Contentbeheerders vinden dit een prettige indeling omdat ze die vanuit hun kennis snel kunnen opzetten. Toch is het beter om vooral de doelgroep zelf hierbij aan het woord te laten. De bezoekers zullen de onderwerpen moeten herkennen. Een goede methode om een onderwerpstructuur op te zetten is cardsorting. Daaraan is al eerder door Anneriek Poelman hier op Frankwatching aandacht besteed.

De input van cardsortingsessies kan heel goed worden gebruikt om een primaire indeling op onderwerp te maken. Het toetsen van de uiteindelijke hoofdonderwerpen is wel aan te raden. Ook daar is gebruikersonderzoek dus van belang.

Organisatie

Nog een indeling die makkelijk is voor contentbeheerders is naar organisatie. Verantwoordelijkheden kunnen eenvoudig verdeeld worden: per afdeling wordt content beheerd. Jammer genoeg is dit in maar weinig gevallen een nuttige indeling. Er is namelijk kennis nodig over de organisatie om bepaalde informatie te vinden. De bezoekers moeten ook weten hoe een afdeling heet voordat het juiste onderwerp kan worden gevonden. Wanneer kan dit dan wel gebruikt worden? Spencer zegt:

In een zeer kleine organisatie waar iedereen weet wie wat doet.
In een organisatie waar structuur en rang belangrijk zijn. Bijvoorbeeld in het leger. Maar zelfs daar kan een andere secundaire indeling nodig zijn.

Conclusie

Voordat een website of intranet gevuld wordt met content loont het om stil te staan bij de mogelijkheden van indeling. Gebruikersonderzoek levert vrijwel altijd waardevolle input. Veelal zal een combinatie van indelingen worden gekozen, zoals Ruben Timmerman ook deed in zijn artikel over de informatiearchitectuur van EduHub. Het mixen van meerdere indelingen binnen één site hoeft zeker geen probleem te zijn: als de bezoekers de structuur maar kunnen herkennen en gebruiken.

Bart Hilhorst (1977) is internetadviseur en interactieontwerper bij Sabel Communicatie.

Intranettips en lessons learned: de 5 beste lijstjes

Mon, 05 Jul 2010 09:22:10 +0200

Intranet staat in het brandpunt van de belangstelling. En terecht: de kennis en kunde op dit gebied nemen toe. Goeroes tuimelen over elkaar heen om hun visie op trends, KPI's en social media in intranet te verkondigen. Vaak is de kern van hun verhaal een lijstje met tips of lessons learned. Dat zijn er zoveel, dat het lastig is om kaf van koren te scheiden. Daarom een Top-5 van de beste lijsten van dit moment.

De razendsnelle ontwikkelingen op internet komen vaak met een vertraging door op intranet. Dat is niet zo gek: interne communicatie is vaak een ondergeschoven kindje. En niet alles wat op internet gebeurt is toepasbaar op intranet. De doelgroep en de doelstellingen zijn vaak wezenlijk anders. Wat het weer makkelijk maakt: de doelgroep kan je over het algemeen snel vinden.

Wij werken regelmatig aan intranetprojecten en daarin passen we zo veel mogelijk de kennis van dit moment toe. Vaak komt die kennis in de vorm van (Engelstalige) lijsten met tips en lessons learned. Om perspectief te bieden in de veelheid aan informatie heb ik hier 5 lijsten opgenomen waarvan wij vinden dat ze helpen bij intranetprojecten.

De 5 belangrijkste intranettrends voor business managers in 2010

De verantwoordelijkheid voor intranet kan op veel plekken in organisaties worden belegd. Maar of een manager nou onder communicatie, HR of IT valt: het intranet moet zo effectief mogelijk werken. Janus Boye beschrijft de trends voor 2010 gericht op business managers. Een helder overzicht van de ontwikkelingen van nu op het gebied van intranet.

Statistieken: Nodig om inzicht te geven in veranderingen. Welke getallen zijn nodig? Daar begint overeenstemming over te komen onder de deskundigen. Sales, gebruikerstevredenheid of kostenbesparing: zolang het maar een meetbare bijdrage is aan de bedrijfsdoelstellingen. Zie voor meer de volgende lijst.
Mobiliteit: Werknemers zijn veel meer onderweg en beschikken steeds meer over mobiele apparaten. De gebruiksvriendelijkheid van en de vaardigheid met mobiel internet zal groter worden en daarmee de verwachtingen voor intranet. Nielsen Norman Group ziet dat ook in de Intranet Design Annual 2010.
Social media: Of dit het jaar is van het sociale intranet? Daar kun je over twisten, maar dat er veel beweging in zit, kan niemand zijn ontgaan. Zie ook de artikelen van Floor van Riet en Arjé Cahn hier op Frankwatching.
Taakgerichtheid: Gerry McGovern roept dit al jaren, vorige week nog op het Intranet Congres 2010. Wat willen werknemers echt? Welke taken willen ze vervullen? En welke woorden gebruiken ze daarvoor?
Usability: Veel intranetten lopen hierin achter. Er zijn echter steeds meer mogelijkheden om gebruikerstests te doen en er is steeds meer kennis hierover beschikbaar. Het UK Environment Agency publiceerde een voorbeeld van een intranetproject waarin met persona’s is gewerkt.

Bekijk de lijst in 5 intranet trends for business managers in 2010.

De belangrijkste intranet-KPI’s

Hoe intranet bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie kan gemeten worden. Maar wat moet er gemeten worden? Toby Ward, ook aanwezig op het Intranet Congres 2010, formuleert 5 key performance indicators. Ook Jane McConnell wijdde hier een artikel aan, maar dan niet in de vorm van een lijst: Intranet metrics: which indicators?

Sales: Al is dit niet voor alle organisaties mogelijk, inzicht in de mate waarin de belangrijkste doelstellingen worden gehaald kan werknemers weer motiveren.
Gebruikerstevredenheid: Belangrijker dan wat werknemers lezen, is hoe tevreden ze zijn. Over ontwerp, content, navigatie etc.
Productiviteit: Kunnen werknemers informatie makkelijk vinden en tools gebruiken voor hun werk?
Stakeholder tevredenheid: (Senior) management heeft ook een mening over intranet – en die telt. Hier vallen immers de beslissingen over eventueel beschikbaar stellen van resources en budget.
Kostenbesparing: Een intranet biedt steeds meer mogelijkheden voor kostenbesparing. Betere communicatie is misschien niet in harde cijfers te meten, maar efficiënter werken levert wel duidelijke besparingen op. En kosten voor drukwerk, software, technologie en dergelijke zijn al helemaal duidelijk meetbaar.

Bekijk de lijst in Top 5 intranet KPIs.

Manieren om intranet aan te laten sluiten bij wet- en regelgeving

Disclaimers op internet geven aan dat er een bewustzijn voor juridische zaken is in dat domein. Voor intranet mist dat bewustzijn nogal eens. Terwijl daar ook veel wet- en regelgeving van toepassing kan zijn.

Op zijn blog schrijft Mark Morrell regelmatig over zijn werk voor het intranet van BT (voorheen British Telecom). In deze lijst bekijkt hij intranet vanuit een juridisch oogpunt. In een eerder artikel stond hij stil bij de vraag of intranet aan wetten over toegankelijkheid kan voldoen. In Nederland is dat voor overheden zeer relevant, gezien de Webrichtlijnen.

Informatiebehoud: Over opslag van telefonie- en internetgegevens is een non-stop gevecht gaande tussen terrorismebestrijders en privacybeschermers. Ondertussen zijn er voor Europa en Nederland wel regels van kracht over hoe lang gegevens bewaard moeten blijven. Dat geldt dan niet alleen voor gebruikersgegevens, maar ook voor de content zelf. Bijvoorbeeld bij het inrichten van een archief speelt dit mee.
Geldende wet- en regelgeving: Afhankelijk van de organisatie kunnen er specifieke wetten en regels van toepassing zijn, bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging. Een ‘kennisfirewall’ kan nodig zijn, maar alles volledig dichttimmeren is ook niet wenselijk.
Vertrouwelijkheid: Dit hoeft niet alleen persoonlijk te zijn, maar ook commercieel. Denk aan intellectuele eigendomsrechten.
Openbaarheid van bestuur: Voor overheidsorganisaties kan de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) een remmend effect hebben op het gebruik van social media. Dreiging van WOB-verzoeken verlaagt de bereidheid om zaken op intranet te zetten. Richtlijnen hiervoor scheppen een duidelijk kader waarin ambtenaren informatie kunnen delen.
Bescherming persoonsgegevens: Gebruik en opslag van gegevens over medewerkers moeten voldoen aan Nederlandse en Europese regels. HR-afdelingen zullen moeten zorgen dat dat de systemen om personeelszaken te regelen via intranet op orde zijn. Zo zal altijd duidelijk moeten zijn hoe het beheer van de gegevens is ingericht en waar de gegevens staan.
Copyright: Net als op internet kan het overnemen van media zonder toestemming van de eigenaar illegaal zijn. Een richtlijn zou kunnen zijn om alleen maar eigen media te uploaden.

Bekijk de lijst in More ways to make your intranet legal.

8 veelgemaakte fouten bij het (her)ontwikkelen van een intranet

James Robertson, eveneens keynote speaker op het Intranet Congres 2010, bekeek het van een andere kant: van je fouten leer je. Uit zijn eigen ervaring somt hij de fouten op die bij het maken of vernieuwen van een intranet veel voorkomen. Bij het initiëren van een intranetproject is het zeer nuttig om de mogelijke risico’s met de verantwoordelijken in kaart te brengen.

Onduidelijk eigenaarschap en governance
(Te) Strakke planning
Beperkte (en vaak onvoldoende) budgetten
Uiteenlopende meningen van stakeholders
Groot aantal van eindgebruikers (staf), met zeer verschillende behoeften
Technologische beperkingen
Beperkte ervaring en vaardigheden van het intranetteam
Slechte toegang tot best practices en andere intranetten

Bekijk de lijst in Eight intranet design mistakes.

4 praktische tips voor de lancering van een sociaal intranet

Als het (vernieuwde) intranet dan eenmaal klaar staat voor werknemers loont het om de lancering goed voor te bereiden. Er is maar één kans voor een eerste indruk en met een feestelijke borrel alleen kom je er niet.

Het blog van Intranet Connections biedt regelmatig een kijkje in de keuken van organisaties, en behandelt verschillende intranetten. Zoals dit lijstje: 4 praktische tips voor de lancering van een sociaal intranet. Ook nuttig als bij intranetten zonder social media.

Maak het makkelijk: Zorg dat gebruikers geen extra handelingen moeten uitvoeren. Maak het de standaardhomepage voor browsers bijvoorbeeld. Zorg voor een beleid dat e-mails naar iedereen (AllUser-mails) beperkt, zodat intranet hét centrum voor interne communicatie wordt.
Maak het intranet een merk: De identiteit van een intranet moet passen bij het type organisatie en de huisstijl. Houd het merk ook up-to-date: beweeg mee met ontwikkelingen.
Begin met sociaal: Bij de lancering kunnen direct sociale functies ingezet worden. Een online merknaam-voor-intranet-wedstrijd bijvoorbeeld. Dit helpt om zo vroeg mogelijk het gebruik van het sociale intranet te bevorderen.
Content is (nog steeds) king: Begin met kwalitatief goede content. Dit zet meteen een voorbeeld voor de bijdragen die je van gebruikers verwacht.

Bekijk de lijst in Roll Out the Red Carpet for Your Intranet.

Conclusie: Intranet in het centrum van de interne communicatie

Mogelijkheden voor online communicatie veranderen de manier waarop mensen werken. Intranet zal het interne medium zijn waarin deze mogelijkheden beschikbaar worden gesteld voor werknemers binnen een organisatie. Het centrum van interne communicatie, maar wel: meetbaar bijdragend aan de organisatiedoelstellingen. En met een eigenaar die actief stuurt op de gemeten KPI’s.

De sprong van een verzameling statische pagina’s naar een tool die werknemers helpt om hun dagelijkse werk te doen is groot. Dat kan in kleinere stappen door te denken in de taken van medewerkers. Welke taken dat zijn kan je eenvoudig onderzoeken: de werknemers zitten gewoon op de gang of een paar muisklikken weg. Zoek de werknemer op en je weet hoe er intern gecommuniceerd zou moeten worden.

Serie intranet: succesfactoren, killerfeatures, trends en ontwikkelingen

Samen met mijn collega’s Boudewijn Bugter, Louise Nell en Floor van Riet werken we regelmatig aan intranetopdrachten. De komende tijd zullen we in een serie artikelen dieper ingaan op onderzoeken, trends, ontwikkelingen en absolute killerfeatures voor het intranet. Via de tag Serie intranet kun je alle artikelen terugvinden.

Bart Hilhorst is internetadviseur en interactieontwerper bij Sabel Communicatie.