Nieuwskanaal voor: Sabel Communicatie

Lancering van het online jaarverslag: een crossmediale aanpak (3)

Mon, 05 Jul 2010 09:29:36 +0200

In eerdere artikelen over online jaarverslagen beschreven we hoe je de ontwikkeling van het online jaarverslag aanpakt. Na weken of zelfs maanden van bloed, zweet en tranen is het online jaarverslag dan eindelijk af. Maar wat dan? Hoe zorg je ervoor dat het online jaarverslag goed bezocht wordt door je stakeholders? Zodat je straks met trots de webstatistieken kunt presenteren aan het management. Praktische tips en idee�n voor een crossmediale campagne rondom het online jaarverslag.

Online jaarverslag onder de aandacht brengen

Om ervoor te zorgen dat het online jaarverslag straks goed bezocht wordt, is het belangrijk om de informatiebehoeften van de diverse stakeholders in kaart te brengen. Welke verhalen en cijfers in het online jaarverslag zijn voor wie interessant? Als het goed is, doe je dit al aan het begin van het project: wanneer je met je team de inhoud van het jaarverslag bepaalt.

Persoonlijke triggers in het online jaarverslag

Toch zul je iets verder moeten gaan dan het in kaart brengen van de informatiebehoeften. Want een interessant jaarverslag betekent niet per definitie veel bezoekers. Zorg dus dat je triggert en inspireert. Kruip in de huid van de medewerkers, aandeelhouders, pers, leveranciers, klanten en overheden en bedenk wat zij interessant vinden. Denk verder dan alleen financiële cijfers, denk in verhalen. Net als bij het ontwikkelen van PR-strategieën, is het zaak om voor je online jaarverslag leuke invalshoeken, triggers en journalistieke haakjes te bedenken. Wellicht is het een idee om de bezoeker direct uit te nodigen tot interactie: vraag hem of haar om op je forum, prikbord of een ander interactief onderdeel van het online jaarverslag een mening of idee over je organisatie en het beleid te geven.,

Middelen rondom het online jaarverslag

Wanneer je na gaat denken over de creatieve invalshoeken, zul je al snel met ideeën komen voor de middelen. Ik denk graag met je mee. Middelen die je kunt inzetten om het jaarverslag te promoten:

Website, handtekeningen en sjablonen
De ‘quick wins’ om het jaarverslag onder de aandacht te brengen: vermeld de online jaarrapportage op je website(s) en voeg een prikkelende link toe aan de e-mailhandtekeningen van alle medewerkers, voetteksten van (digitale) correspondentie en andere standaarduitingen.
E-mailings
De meest eenvoudige manier om het online jaarverslag onder de aandacht te brengen is wellicht een bulkmailing naar alle relaties. Het voordeel is dat de ontvanger al achter zijn computer zit en met één klik op de link naar het jaarverslag gaat. Uiteraard kun je de mailing personaliseren en de inhoud afstemmen op de doelgroep. Spreek de ontvanger persoonlijk aan, vat enkele gebeurtenissen – die relevant zijn voor deze ontvanger – samen en verwijs uiteraard naar de online versie.
Evenement
Organiseer een evenement waarin de resultaten worden gepresenteerd en je organisatie zijn visie geeft op de toekomst. Gebruik tijdens presentaties het online jaarverslag – denk aan interactieve infographics – als presentatiemiddel en laat de bezoekers er direct kennis mee maken.
Videoboodschap
Laat de directeur of CEO in een persoonlijke videoboodschap de ontvanger vertellen wat er het afgelopen jaar allemaal gebeurd is. En nodig hem uiteraard uit om het jaarverslag te bekijken.
Offline jaarverslag
Eerder schreef ik dat veel organisaties die (voor het eerst) een online jaarverslag uitbrengen, vaak hun papieren versie behouden. Logisch, want er is vaak een groep mensen die minder web-minded is en graag een papieren versie leest. De papieren versie kan bijvoorbeeld een samenvatting zijn van de online versie. Om ervoor dat zorgen de papieren versie niet ten koste gaat van de online versie, is het belangrijk om voldoende verwijzingen op te nemen naar de online versie. Houd interessante informatie achterwege, verwijs naar video’s, grafieken en interactieve elementen.

Doelgroepingangen: creëer persoonlijke landingspagina’s

Om voor een soepele gebruikerservaring te zorgen, is het wellicht een idee om landingspagina’s per doelgroep te creëren. Zodat je gepersonaliseerde uitingen aansluiten op de eerste pagina die bezocht wordt. Denk aan een overzichtspagina voor overheden waarin bijvoorbeeld de filmpjes en artikelen rondom het MVO-beleid en de omgeving van de organisatie centraal staan. Of een pagina voor medewerkers waarin alle informatie over het personeelsbeleid en andere organisatorische ontwikkelingen bij elkaar staan. Interactie op deze doelgroeppagina’s zal daarnaast succesvoller zijn dan op een algemeen forum of prikbord. Deze doelgroep hebben immers een gemeenschappelijke band.

De rest van het jaar: continu rapporteren

Een online jaarverslag hoeft in vergelijking tot de papieren versie geen eenmalige uitgave te zijn. Het online gedeelte – al dan niet opgenomen in de corporate website – kan een plek worden waarin je continu rapporteert over de voortgang van het bedrijf. Door nieuwe, relevante content te creëren, zorg je tevens voor terugkerende bezoekers.

Artikelenreeks online jaarverslagen

Dit artikel is (voorlopig) de laatste van een artikelenreeks over online jaarverslagen. In een eerder artikel schreef mijn collega Boudewijn Bugter over de voordelen van het online jaarverslag. In het artikel daarna beschreef ik hoe je de ontwikkeling van het online jaarverslag aan kunt pakken.

Floor van Riet is bureaumanager bij internetbureau Isabel, onderdeel van Sabel Communicatie. Naast het dagelijks klantencontact en projectmanagement werkt hij als internetadviseur en interactieontwerper aan diverse webprojecten.

Aan de slag met het online jaarverslag: hoe pak je het aan? (2)

Mon, 05 Jul 2010 09:29:54 +0200

In het eerste artikel over online jaarverslagen zette mijn collega Boudewijn Bugter de voordelen van een online jaarverslag uiteen. Overtuigd? Dan is je volgende vraag vast hoe je de totstandkoming van het online (half)jaarverslag, kwartaalbericht of online jaarplan aanpakt. Als je al ervaringen hebt met het papieren jaarverslag, zul je veel stappen wel herkennen. Maar toch verschilt de realisatie van het online jaarverslag van het traditionele jaarverslag. Een nieuw middel, een nieuwe dimensie, een nieuwe aanpak.

Jaarverslag op internet produceren: stappen in het ontwikkelproces

Vorige week schreef ook Bart ter Steege van JungleMinds over het online jaarverslag. Hij beschreef met een definitie-, ontwerp- en realisatiefase in het kort de te nemen stappen en activiteiten. In dit artikel gaan we dieper op in op de aanpak van het online jaarverslag. We staan stil bij:

Draagvlak creëren binnen je organisatie
Het produceren van jaarverslagen is vaak een lastig en omvangrijk traject. Hoe zorg je ervoor dat iedereen binnen je organisatie meewerkt?
Communicatiedoelen en –strategie vertalen naar boodschappen
Wat zijn de communicatiedoelstellingen en –strategie dit jaar? Hoe wordt de organisatie gepositioneerd, welke kernwaarden (merkwaarden) wil je overbrengen en wat is het (daarbij behorende) thema?
Inhoud en informatiebehoefte van je stakeholders
Wat wil je, vanuit je strategie, vertellen? Welke emoties wil je overdragen? Omdat een website ontvangersgericht is, zul je de site moeten inrichten op de informatiebehoefte van de ontvanger. De lezer, of beter gezegd de bezoeker, staat aan het roer. Dit vraagt om een andere benadering dan je gewend bent. Wat willen je stakeholders weten, in plaats van wat jij wilt vertellen?
Bepalen van de content online jaarverslag
Is de strategie vertaald naar concrete boodschappen? En heb je onderzocht wat de informatiebehoeften van je stakholders zijn? Dan ligt er een goede basis om aan de slag te gaan met de inhoud. Je bepaalt de verschillende vormen van content. Webtekst zal, terecht, het grootste aandeel hebben. Maar wat ga je met video overbrengen? En wat met animaties, infographics en animaties? En hoe integreer je het geheel?
Online en offline jaarverslag combineren
Vaak is er toch behoefte aan een papieren versie van het jaarverslag. Wat zet je in het offline jaarverslag en wat komt online? We staan stil bij de afwegingen en de volgorde van het productieproces.
Interactie
Online betekent meer mogelijkheden voor interactie met je stakeholders. Voor veel organisaties spannend en zelfs een beetje eng, maar zeer kansrijk. Kom direct in contact met je stakeholders en verzamel waardevolle input voor je communicatiestrategie en volgende jaarverslag.

Intern draagvlak creëren voor online jaarverslag

Voor het jaarverslag moet de input uit alle hoeken en gaten van de organisatie komen. Dat maakt het produceren van jaarverslagen vaak een lastig en langdurig traject. Hoe zorg je ervoor dat iedereen meewerkt aan de online versie? Allereerst is het noodzakelijk om (top)bestuurders en management te overtuigen van het nut van een online versie. Meetbaarheid, interactiviteit en kostenbesparing zijn voordelen die hen vast en zeker aanspreken. Veel organisaties hebben daarnaast innovatie in hun strategie vastgelegd. Een online versie spreekt dan voor zich.

Stel een projectteam samen waarin alle afdelingen zijn vertegenwoordigd. Maak hen eindverantwoordelijk voor het aanleveren van input van hun afdeling en het maken van beslissingen. De samenwerking in het projectteam (en met externe partijen) is doorslaggevend voor een prettig en efficiënt realisatieproces. Maak afspraken, planningen en leg verantwoordelijkheden (op papier) vast.

Doelen en strategie vertalen naar boodschappen jaarverslag

Wat zijn de communicatiedoelstellingen en –strategie van je organisatie? Hoe wordt de organisatie gepositioneerd, welke kernwaarden (merkwaarden) wil je overbrengen en wat is het (daarbij behorende) thema? Vul de volgende vraagstukken in:

Doelgroep vaststellen
Voor wie ontwikkel je het online jaarverslag primair? Zijn dat je klanten, aandeelhouders, leveranciers of personeel? Maak keuzes en bepaal je primaire doelgroep. Beschrijf wie de lezer (bezoeker) is door persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld door een ijkpersoon of persona op te stellen) en interesses vast te stellen. Lees hierover onder meer in onze publicatie in C, Magazine voor Communicatie (PDF, juni 2008)
Kernwaarden en thema
Welke kernwaarden krijgen aandacht in het jaarverslag? Wat is het thema van het jaarverslag 2008? Innovatie, duurzaamheid, educatie, de fusie in 2008, etc. Vertaal het thema naar de belangrijkste boodschappen die je wilt overbrengen. Maak deze kernboodschappen niet te gedetailleerd en beperk je tot 5 tot 10 boodschappen. Met de juiste content(vorm) gaan we deze boodschappen vervolgens verder uitwerken.

Inhoud en informatiebehoefte van je stakeholders achterhalen

Naast de verplichte onderdelen, de ‘cijfertjes’ in de jaarrekening, ben je ieder jaar vrij om het jaarverslag te voorzien van gewenste informatie. Met verhalen en interviews neem je jouw stakeholders mee in de ontwikkelingen en visie van je organisatie.

Informatiebehoefte van je doelgroep leidend

Het jaarverslag is vaak een zeer zendergericht communicatiemiddel. Het verslag op internet zul je echter moeten inrichten op de informatiebehoefte van de ontvanger. Je kunt deze informatiebehoefte onder meer achterhalen met:

Interviews:vraag je stakeholders simpelweg wat zij graag over je organisatie willen weten als het gaat om de ontwikkelingen in 2008. Wat interesseert hen het meest? Het verhaal achter de fusie? Hoe de medewerkers de ontslagronde hebben ervaren? Hoe het Raad van Bestuur naar 2009 uitkijkt? Hoe het bedrijf zijn marktaandeel heeft weten te verbeteren? Achterhaal en vraag door.
Enquête: stel een (online) enquête op en laat je stakeholders zelf hun vragen en ideeën invullen. Of stel – aan de hand van de interviews – een lijst op met belangrijke onderwerpen en laat je stakeholders de lijst prioriteren. De onderwerpen met de meeste stemmen komen centraal te staan.
Klankbord: betrek je belangrijkste stakeholders bij het redactieproces van het jaarverslag. Nodig ze uit voor de brainstorms en laat ze meebeslissen over de inhoud.

Bepalen van content online jaarverslag

Is de strategie vertaald naar de belangrijkste boodschappen voor je doelgroep? Dan kun je de verschillende contenttypen gaan bepalen. Webtekst zal, terecht, het grootste aandeel hebben. Maar nu je een online jaarverslag gaat ontwikkelen, is het een doodzonde om de andere vormen niet te benutten. Vorig jaar schreef ik met Boudewijn Bugter een artikel over contentstrategie. Onderaan het artikel zetten we de eigenschappen van fotografie, geluid en video uiteen. Bepaal de sitestructuur van het online jaarverslag en stel een contentplan op. Hierin beschrijf je gedetailleerd per pagina welke vorm van content erop komt en wat de inhoud daarvan is. Een beknopt overzicht:

Webteksten: primaire vorm van content

Webteksten vormen de basis voor het online jaarverslag. De aangeleverde input, vaak beleidsmatige teksten, zal flink geredigeerd moeten worden. Zorg voor bondige, scanbare webteksten (meer hierover onder meer op de website van mijn collega Christiaan Lustig). Om de woorden van je doelgroep te gebruiken en te zorgen voor een goede vindbaarheid in zoekmachines, kun je bijvoorbeeld gebruik maken van de Google-keywords suggestietool. Enkele aandachtspunten: vermijd merknamen en vakjargon in titels en koppen, zorg voor informatieve linkjes (dus niet: lees meer) en zorg voor beknopte alinea’s. Het herschrijven en goed laten keuren van webteksten door de inhoudelijke expert zal behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Begin hier dus vroeg mee!

Uitgelicht: facetnavigatie
Een interessante manier van informatieontsluiting is facetnavigatie. Een bezoeker van een website met facetnavigatie kan klikken op een lijst met trefwoorden in het facetmenu. Daarmee verfijnt hij informatie. Als zoekresultaat blijven alleen documenten over die een relatie hebben met de gekozen trefwoorden.

Het online jaarverslag van Oxfam Novib: een voorbeeld van facetnavigatie.

Naar mijn mening is facetnavigatie de meest ‘extreme’ vorm van ontvangersgerichte informatieontsluiting. Weg met hoofdstukindelingen en sitestructuur: enkel kleine brokjes informatie die de bezoeker zelf bij elkaar sprokkelt. Ik kom hier in een ander artikel graag eens op terug.

Video: uitleg en emotie overbrengen

Ja, we willen filmpjes! Maar wat ga je met video overbrengen? Met video kun je complexe onderwerpen eenvoudiger uitleggen en toelichten. Producten en complexe processen worden – in tegenstelling tot een tekstuele beschrijving – ineens duidelijk.

In de video van het online Jaaroverzicht van GBO.Overheid wordt de werking van de online patientenportaal uitgelegd (video kan helaas niet direct worden weergegeven).

Video is ook uitermate geschikt om een emotie, sfeer en een bepaald gevoel over te brengen. Je kunt het nog zo mooi opschrijven, met beeld en geluid neem je een bezoeker veel meer mee in je belevingswereld. Daarnaast: zien is geloven. Van alle vormen van content komt video het dichtst bij de werkelijkheid. De kijker kan beter beoordelen of hij de afzender van de boodschap gelooft en vertrouwt. Een bestuurder die op een krachtige en menselijke manier zijn visie overbrengt in een filmpje, komt krachtiger over dan een overtuigend geschreven tekst. Je ziet de persoon achter de organisatie. Meer over webvideo in mijn artikelenserie over dit onderwerp: het wanneer, waarom en hoe en produceren en publiceren van webvideo.
Afbeeldingen, (interactieve) grafieken en infographics

Met sterke fotografie kun je de boodschap op een pagina versterken. Zorg er wel voor dat de informatie de meeste aandacht krijg op een pagina. Met (interactieve) grafieken en infographics kun je uiteraard je jaarcijfers op een goede manier weergeven. Hierover schreef Bart ter Steege meer. De grafiekengenerator op het jaarverslag van de Rabobank Groep is hier een mooi voorbeeld van.

Productieproces: online en offline jaarverslag combineren

Vaak is er toch behoefte aan een papieren versie van het jaarverslag. Een belangrijke groep stakeholders ‘is niet zo online’ of je wilt toch iets kunnen uitdelen of ergens achterlaten. Ga niet voor of/of, maar kies voor een crossmediale jaarraportage en benut de kracht van elk kanaal optimaal. Maak bijvoorbeeld een papieren samenvatting van het jaarverslag inclusief jaarjaarrekening en verwijs daarin naar de online versie. Doordat de hoeveelheid (waarschijnlijk) omlaag gaat, kan de kwaliteit omhoog: mooi drukwerk, papier en sterke fotografie zorgt ervoor dat de offline versie niet in de kast belandt. De online versie bevat meer gedetailleerde informatie en wordt daarmee meer een kennisbank.

Stroomlijn de contentproductie en voorkom ongewenst versiebeheer

Wanneer er zowel een offline als online jaarverslag wordt gemaakt, is het verstandig om de content voor beide vormen in één keer te produceren. Of eerst intern alle content voor de offline versie te accorderen en dan online te verwerken. Dit voorkomt de eindeloze stroom aan versies en iteratieslagen.

Interactie: het online jaarverslag 2009?

Een online jaarverslag betekent meer mogelijkheden voor directe interactie met je stakeholders. Ik ben echter nog geen interactieve jaarverslagen tegengekomen. En ook met onze opdrachtgevers hebben we deze stap nog niet echt gezet. Toch zie ik hier wel de toekomst in, wellicht al in 2009. Zo zou je stakeholders onder pagina’s kunnen laten reageren, zoals hier op Frankwatching, polls kunnen aanbieden of zelfs een live chatsessie kunnen organiseren met bestuursleden van je organisatie. Het zijn slechts enkele ideeën…

Artikelenreeks online jaarverslagen

Dit artikel is een onderdeel van een artikelenreeks over online jaarverslagen. In een eerder artikel schreef mijn collega Boudewijn Bugter over de voordelen van het online jaarverslag. In artikel 3 schrijven we over de (crossmediale) lancering van het online jaarverslag, hoe je je stakeholders er op een leuke manier op attent kunt maken en wat je er gedurende de rest van het jaar mee kunt. Dit artikel verschijnt op 31 augustus 2009.

Spaar bomen en budget met een online jaarverslag (1)

Mon, 05 Jul 2010 09:30:34 +0200

Je zou het niet zeggen als je naar buiten kijkt, maar het jaarverslagenseizoen staat alweer voor de deur. Hoe ga jij het volgende jaarslag invullen? Kies je voor papier of ga je mee in de vaart der volkeren en wordt het een online verslag? In dit artikel een overzicht van de ontwikkelingen tot nu toe en de voordelen van online jaarverslagen op een rij.

Waarom een artikel over online jaarverslagen in augustus?

Het ontwikkelen van een origineel jaarverslag is elk jaar weer een uitdaging. Nog afgezien van het creatieve concept en de invulling van het verslag, sta je voor de keuze voor een papieren verslag, een pdf, een interactieve pdf en een volledig online verslag. Maar eigenlijk is de keuze ook wel weer beperkt. Want ook al is een jaarverslag een vrij traditioneel middel, om mee te komen in de vaart der volkeren kun je eigenlijk niet meer aankomen met (alleen) een papieren verslag. En dat is door alle extra mogelijkheden best een klus, zeker als je het niet gewend bent. Dus begin je het beste vroeg met de voorbereidingen. Het liefst al in september, maar mijn advies: begin uiterlijk eind oktober.

Daarom dit artikel, dat het eerste is in een serie die je beoogt te helpen met het ontwikkelen van een online jaarverslag. Waarbij je overigens voor het woord ‘jaarverslag’ alle mogelijke varianten kan lezen: MVO-jaarverslag, sociaal jaarverslag, financieel jaarverslag, duurzaamheidsverslag – you name it.

FD in 2004: “Een fundamentele verandering in de jaarverslaggeving”

Het is best grappig om eerst even terug te kijken, en stil te staan bij waar we vandaan komen. Ter illustratie: in juni 2004 (en dat is écht nog maar vijf jaar geleden!) voorspelde Het Financieele Dagblad een ommekeer in de jaarverslaggeving zoals we die tot dan kenden. Het internet, stelt het FD, zal het jaarverslag grondig veranderen:

“Het jaarverslag zoals we dat nu kennen, zal steeds vaker in het archief belanden. (…) Hoe meer voorschriften de overheid stelt aan de informatie die beschikbaar moet zijn, hoe minder ruimte er is voor eigen keuze. Bedrijven zullen de neiging krijgen om alles wat de overheid voorschrijft in het archief te stoppen. Hierdoor zal er financiële ruimte ontstaan voor het eigen communicatiebeleid. (…) In het huidige internettijdperk draait alles om actualiteit, de bezoeker wil actuele informatie. Vandaar dat bedrijven zullen komen met een ‘actuele, superflexibele communicatie-infrastructuur’. Geen communicatiemiddel, maar een organisatie-eigen communicatiemodel dat alle mogelijkheden optimaliseert” (bron: CommunicatieOnline)

Met de kennis van nu lijkt deze voorspelling nauwelijks visionair. Maar dat was het in die tijd kennelijk toch wel: wie Googlet op ‘Jaarverslag 2004’ komt in de eerste 10 resultaten weinig online jaarverslagen tegen:

Evolutie jaarverslag: papier > pdf > dynamisch jaarverslag > volledig online

Toch heeft het FD natuurlijk wel gelijk gekregen: de afgelopen jaren heeft internet de wereld blijvend veranderd. Maar dat ging niet in alle verschijningsvormen met dezelfde ‘Storm und Drang’. Gingen de ontwikkelingen op het gebied van corporate websites razendsnel, de jaarverslaggeving bleef daar toch een beetje bij achter.

Op het spoor naar het volledig online jaarverslag waren de pdf en vervolgens het ‘dynamische jaarverslag’ (jeetje, ingescande pagina’s met een heuse navigatie!) tussenstations. Tussenstations, overigens, waar nog altijd (veel) organisaties wikkend en wegend, treuzelend en dralend staan te twijfelen of ze op de voortdenderende trein van de ontwikkelingen durven springen.

Groei aantal online jaarverslagen zet nu door

Maar goed, zoals met alle internetgedreven ontwikkelingen zit ook hier de vaart er inmiddels in. Gelukkig kiezen elk jaar meer organisaties ervoor om een online jaarverslag te maken. Soms náást, maar steeds vaker zelfs in plaats van een papieren versie. En dat zijn echt niet alleen grote financiële instellingen als de Rabobank Groep en Eureko (moederconcern van Achmea). Charitatieve instellingen als OxfamNovib en Amnesty International kozen ook al voor een digitale variant. Overheidsinstellingen als GBO.Overheid kiezen er voor. En de rijksoverheid bracht ook haar sociaal jaarverslag online uit.

Ontwikkeling gaat óók door: nieuwe functionaliteiten

Kortom, het online jaarverslag is bezig met een inhaalslag. Dat schreef ook Geert-Jan Grimbergen van Jungle Minds, eergisteren precies een jaar geleden, in een artikel op Frankwatching met die titel. “Eindelijk dringt het besef door dat de mogelijkheden van internet het uitgangspunt moeten zijn bij het maken van een online jaarverslag en niet print”, verzucht hij. Even verderop schrijft hij bovendien:

“Sinds een jaar of vijf publiceren steeds meer bedrijven hun jaarverslag als aparte website; het HTML jaarverslag. Grote voordeel van een HTML jaarverslag is dat het gedrukte jaarverslag niet meer leidend hoeft te zijn voor de online versie. Dat betekent dus dat bedrijven, op basis van de geaccordeerde informatie, een losstaande website kunnen ontwikkelen met alle mogelijkheden en functionaliteiten die het web te bieden heeft voor financieel geïnteresseerden.”

Belangrijke ontwikkeling is onder meer de opkomst van video, een lijn die je dit jaar nog veel verder doorgetrokken ziet worden. (Zie onder meer GBO.Overheid, Rijkswaterstaat en Philips.)

Voordelen online jaarverslag op een rij

Tot zover de ontwikkelingen. Waarbij ik overigens meteen opmerk dat ik me ervan bewust ben dat ik met zevenmijlslaarzen door de tijd ben gestapt, en vast het een en ander over heb geslagen. Maar goed, ik wilde dan ook snel naar de voordelen van het online jaarverslag:

Een online jaarverslag is als het goed is veel minder zendergericht en veel meer ingericht op de informatiebehoefte van de ontvanger. De informatie op een website, en dus ook op een online jaarverslag wordt veel minder lineair gelezen, dus zullen organisaties en ondernemingen zich meer bewust moeten zijn van die behoeften.
Doordat je online met veel meer verschillende contenttypen (tekst, beeld, infographics, video) kan werken, biedt dat ook meer mogelijkheden. Bijvoorbeeld om de menselijke maat in beeld te brengen. Op papier doen we dat met fotografie en goed, inlevend geschreven interviews. Online kan video een veel directer effect sorteren.
Een belangrijk voordeel is ook, dat een online jaarverslag mogelijkheden biedt voor (meer) interactie. Ik heb het nog niet veel gezien, maar je kunt er natuurlijk op wachten dat de verschillende features uit het scala van social media in de volgende generatie online jaarverslagen hun plek vinden. En terecht. Zo kunnen stakeholders nóg directer hun vragen beantwoord krijgen.
De aloude vraag ‘hoeveel mensen lezen zo’n jaarverslag nou eigenlijk’, is niet langer zo moeilijk te beantwoorden. Alles wat online staat, is meetbaar. Dus ook het online jaarverslag. Je kunt precies zien wat het meest gelezen wordt, en welke onderwerpen kennelijk het meest belangrijk worden gevonden. Waardevolle input voor verdere communicatie met stakeholders, al dan niet opnieuw in een (online) jaarverslag. Bovendien kun je zelfs targetten, want je kunt ook (ongeveer) zien wie wat leest.
Vaak is een online jaarverslag een extra website, náást je corporate website. Dat betekent dat het goede effecten kan hebben op de vindbaarheid van je organisatie.
Natuurlijk is het een beetje afhankelijk van de keuzes die je maakt en de leveranciers die je al dan niet inschakelt, maar in principe is een online jaarverslag goedkoper dan een offline jaarverslag. Je spaart druk- en vooral distributiekosten uit. Traditioneel zijn dit hoge posten, die drukken op het budget.
Ten slotte is een online jaarverslag (min of meer in het verlengde van het vorige punt) ook veel duurzamer dan een papieren jaarverslag.

Spaar bomen en budget: kies voor een online jaarverslag

Natuurlijk, een papieren jaarverslag heeft ook zo z’n charme (en wat voordelen). Zo heb je echt iets (blijvends) in handen, biedt het stakeholders ook wel een béétje gemak (je kunt het hen gewoon toesturen, zodat ze er niet zelf voor naar een website hoeven te komen), kan een mooi jaarverslag als koffietafelboek dienen en kun je jezelf op allerlei plekken fysiek laten zien.

Toch weegt dat wat mij betreft niet op tegen de evidente voordelen van het ontwikkelen van een online variant. Daarom doe ik hierbij de oproep aan iedereen die nog twijfelt: kies voor een online jaarverslag!

Volgende artikelen: realisatie, lancering en mogelijkheden in de rest van het jaar

Stel, je gaat over naar een online jaarverslag. Wat komt er dan allemaal op je af? Hoe pak je het aan. Daar komt mijn collega Floor van Riet in een volgend artikel op terug. Dat artikel verschijnt op maandag 17 augustus. In het artikel daarna zullen we schrijven over de lancering van het online jaarverslag, hoe je je stakeholders er op een leuke manier op attent kunt maken en wat je er in de rest van het jaar mee kunt.

Boudewijn Bugter is partner bij Sabel Communicatie, en directeur van Sabel Communicatie Den Haag. Bij Sabel Communicatie is hij bovendien communicatieadviseur en geeft hij internetadvies.

Nieuwskanaal voor: Sabel Communicatie

Lancering van het online jaarverslag: een crossmediale aanpak (3)

Online jaarverslag onder de aandacht brengen

Persoonlijke triggers in het online jaarverslag

Middelen rondom het online jaarverslag

Doelgroepingangen: creëer persoonlijke landingspagina’s

De rest van het jaar: continu rapporteren

Artikelenreeks online jaarverslagen

Aan de slag met het online jaarverslag: hoe pak je het aan? (2)

Jaarverslag op internet produceren: stappen in het ontwikkelproces

Intern draagvlak creëren voor online jaarverslag

Doelen en strategie vertalen naar boodschappen jaarverslag

Inhoud en informatiebehoefte van je stakeholders achterhalen

Informatiebehoefte van je doelgroep leidend

Bepalen van content online jaarverslag

Webteksten: primaire vorm van content

Video: uitleg en emotie overbrengen

Afbeeldingen, (interactieve) grafieken en infographics

Productieproces: online en offline jaarverslag combineren

Stroomlijn de contentproductie en voorkom ongewenst versiebeheer

Interactie: het online jaarverslag 2009?

Artikelenreeks online jaarverslagen

Spaar bomen en budget met een online jaarverslag (1)

Waarom een artikel over online jaarverslagen in augustus?

FD in 2004: “Een fundamentele verandering in de jaarverslaggeving”

Evolutie jaarverslag: papier > pdf > dynamisch jaarverslag > volledig online

Groei aantal online jaarverslagen zet nu door

Ontwikkeling gaat óók door: nieuwe functionaliteiten

Voordelen online jaarverslag op een rij

Spaar bomen en budget: kies voor een online jaarverslag

Volgende artikelen: realisatie, lancering en mogelijkheden in de rest van het jaar