Informatiearchitectuur is het vakgebied waarin dit soort zaken regelmatig wordt besproken. Richard Saul Wurman beweert dat alle indelingen tot vijf te herleiden zijn: Locatie, Tijd, Alfabet, Categorie en Hiërarchie (LATCH). Donna Spencer, freelance informatiearchitect hanteert een iets andere indeling, vooral gericht op content voor websites en intranet. Wie gelijk heeft maakt niet zo veel uit: hier heb ik zoveel mogelijk relevante indelingen opgesomd die je zelf kan toepassen.

Locatie

Een veelgehoord strategisch doel bij onze opdrachtgevers is: “Laten zien wat er allemaal gebeurt in het land”. Het eerste idee dat vervolgens genoemd wordt is weergave van inhoud op een kaart. De populariteit van Google Maps heeft daar zeker aan bijgedragen. Ik beperk me hier even tot geografische indelingen.

Spencer geeft twee criteria voor een succesvolle indeling naar geografie:

• De doelgroep moet op die manier informatie willen vinden. Bijvoorbeeld als bezoekers de intentie hebben om ook echt naar een bepaalde plek toe te gaan.
• Belangrijker: de doelgroep moet de toegepaste geografie begrijpen. De weer te geven kaart moet herkenbaar zijn. Symbolen en kleuren zijn lang niet altijd eenduidig. Het gebruik van Google Maps voorkomt dit voor een deel, omdat dat bij veel bezoekers bekend zal zijn.

Verder is er een verschil tussen het toepassen van een kaart om informatie weer te geven of om te navigeren. Bij de eerste kan precieze locatie erg belangrijk zijn; bij de tweede is dat minder belangrijk. Bezoekers van websites van winkelketens willen vaak weten waar een winkel precies is, liefst ook met informatie over parkeren of openbaar vervoer. Bij city- en gebiedsmarketing is juist het doel om breder informatie te geven. Welke toeristische punten bij een wandeling kunnen worden aangedaan bijvoorbeeld.

Indeling naar  locatie kan vaak als secundaire manier om content in te delen toegepast worden.

Alfabet

Een alfabetische indeling kan bijna overal toegepast worden. De content bepaalt voor een groot deel of dat ook nuttig is. Het werkt goed als bezoekers weten waar ze naar op zoek zijn, weten hoe ze het moeten omschrijven en de termen overeenkomen met wat ze zoeken. Door een overzichtelijke, dus niet te lange, lijst van items te scannen vinden bezoekers waar ze naar zoeken.

Indexeren van content is een vakgebied op zichzelf, maar Spencer beantwoordt drie vragen daarover in relatie met (alfabetische) indexen.

• Moeten dingen er twee keer in? Ja. Als allebei de termen daadwerkelijk door bezoekers worden gebruikt. Wees daarin niet te makkelijk: onderzoek of de term ook echt genoemd wordt bij de doelgroep.
• Moeten de termen technisch correct zijn, of juist de woorden die mensen gebruiken? Ja. Maar ook weer alleen als die termen echt gebruikt worden. Is het doel om de correcte termen te promoten noem deze dan, of verwijs er naar.
• Moet elke contentpagina er in? Nee. De termen in de index moeten van ongeveer gelijk niveau zijn. Bepaalde onderwerpen waaronder veel pagina’s vallen hoeven niet per se mee. Behalve als bezoekers juist specifieke informatie bij een onderwerp zoeken.

Alfabet als primaire indeling zie je bij telefoon- en woordenboeken. Voor websites en intranet kan het juist als secundaire indeling zeer goed werken. Onderzoek naar de termen die de doelgroep gebruikt is daarbij van wezenlijk belang.

Tijd

Indeling naar tijd zie je bij content met nieuwswaarde en bij gebeurtenissen met een vaste duur. Dat bij actuele zaken de meest recente bovenaan moet staan is evident. Blogs, tweets, nieuws: de tijd bepaalt de volgorde. De doelgroep moet natuurlijk wel inzien dat het om actualiteit draait. Als daar geen behoefte aan is kan beter een andere indeling worden gekozen.

Content over gebeurtenissen kan je opdelen:

• In het verleden, waarbij het van belang is dat bezoekers daar ook naar zoeken. Musea passen tijd op creatieve wijze toe bij het tonen van content. Tijdslijnen kunnen het doel bereiken om historisch inzicht te verschaffen.
• In de toekomst, waarbij bezoekers graag willen weten wanneer iets plaatsvindt. Dat is vergelijkbaar met de indeling naar geografie, waarbij de intentie om ergens te zijn aanwezig moet zijn.

Tijd is een zeer herkenbaar principe, maar als primaire indeling werkt het maar op weinig plekken. Als secundaire indeling is het echter wijdverspreid.

Categorie

Een indeling naar categorie is vaak het meest logisch. Het ordenen van content in bepaalde vakken gaat soms ongewild vanzelf. Wie uiteindelijk de ordening bepaalt staat los van dit artikel. Feit is wel dat eindgebruikers daarop steeds meer invloed krijgen. Via gebruikersonderzoeken of op meer Web2.0-wijze: door zelf te taggen (folksonomy). Categorie-indelingen vallen op hun beurt weer uiteen in de volgende indelingen.

Format

Een format is de vorm waarin content wordt weergegeven. Toepassing zie je onder andere bij instructiewebsites. Typische mogelijkheden zijn dan:

• Lees het artikel
• Luister naar audio-podcast
• Bekijk de video

Ook hier geldt dat de doelgroep bepalend is. Verwachten bezoekers dat ze kunnen kiezen uit verschillende formaten? En is dat belangrijker dan het onderwerp zelf? Als secundaire indeling werkt het naar mijn mening dan ook beter. Eerst een onderwerp vinden met daarop kernachtige tekst, en daarbij verschillende mogelijkheden in format.

Doelgroep

Het overnemen van de doelgroepen vanuit de strategie klinkt vaak aantrekkelijk. Meestal hebben doelgroepen specifieke kenmerken meegekregen en zijn ze herkenbaar voor de contentbeheerders. Toch werkt het in maar weinig gevallen echt goed. Spencer stelt de volgende voorwaarden:

• De doelgroep kan worden opgedeeld in groepen met een scherpe afbakening. Kleine, middel- en grote organisaties is onduidelijk.
• Bezoekers weten, op het moment van gebruik zelf, tot welke groep ze behoren. Schakelen tussen verschillende groepen hoeft geen probleem te zijn, als bezoekers elke keer weten wat ze zijn.
• Er is weinig overlap in content. Bezoekers kunnen gevoelig zijn afwijkende content onder de doelgroepen. Zo kan op de site van de Belastingdienst soms betere informatie te vinden zijn over hetzelfde onderwerp onder Zakelijk dan onder Particulier.

Het benoemen van de doelgroepen zelf verdient natuurlijk ook aandacht: gebruik de namen die bezoekers gebruiken. Een secundaire indeling naar doelgroep kan weer erg goed werken doordat bezoekers het idee hebben preciezere informatie te kunnen vinden.

Taak

Steeds vaker worden taakgerichte indelingen gebruikt. Bezoekers kunnen meestal goed benoemen wat de taken zijn die horen bij een bepaalde website of intranet. Bijvoorbeeld het opzoeken van contactgegevens van een collega. Als de belangrijkste taken bekend zijn, kan dat leidend zijn voor de informatiearchitectuur.

Aan de ene kant klinkt dat vrij eenvoudig, maar kan aan de andere kant in de uitwerking wat moeilijkheden geven. De lijst met taken kan nogal divers worden. Een strikte methode toepassen helpt om die moeilijkheden te voorkomen.

Spencer vindt dat een indeling naar taak het beste werkt in de volgende gevallen:

• Het aantal taken is beperkt.
• De belangrijkste taken zijn duidelijk afgebakend.
• De content is makkelijk onder de taakgroepen te plaatsen.

Daaraan zou ik willen toevoegen dat een zekere mate van actiegerichtheid ook helpt. Websites die alleen informatie geven aan een weinig betrokken publiek zal weinig belangrijke taken hebben voor de bezoekers. De toepassing van een taakgerichte indeling werkt dan ook het beste bij webapplicaties en moderne intranetten.

Onderwerp

De meest toegepaste indeling van content is naar onderwerp. Voor vrijwel elke set van content kan een onderwerpindeling worden gemaakt. Net als bij het indexeren op alfabet moeten de onderwerpen wel gelijkwaardig zijn.

Contentbeheerders vinden dit een prettige indeling omdat ze die vanuit hun kennis snel kunnen opzetten. Toch is het beter om vooral de doelgroep zelf hierbij aan het woord te laten. De bezoekers zullen de onderwerpen moeten herkennen. Een goede methode om een onderwerpstructuur op te zetten is cardsorting. Daaraan is al eerder door Anneriek Poelman hier op Frankwatching aandacht besteed.

De input van cardsortingsessies kan heel goed worden gebruikt om een primaire indeling op onderwerp te maken. Het toetsen van de uiteindelijke hoofdonderwerpen is wel aan te raden. Ook daar is gebruikersonderzoek dus van belang.

Organisatie

Nog een indeling die makkelijk is voor contentbeheerders is naar organisatie. Verantwoordelijkheden kunnen eenvoudig verdeeld worden: per afdeling wordt content beheerd. Jammer genoeg is dit in maar weinig gevallen een nuttige indeling. Er is namelijk kennis nodig over de organisatie om bepaalde informatie te vinden. De bezoekers moeten ook weten hoe een afdeling heet voordat het juiste onderwerp kan worden gevonden. Wanneer kan dit dan wel gebruikt worden? Spencer zegt:

• In een zeer kleine organisatie waar iedereen weet wie wat doet.
• In een organisatie waar structuur en rang belangrijk zijn. Bijvoorbeeld in het leger. Maar zelfs daar kan een andere secundaire indeling nodig zijn.

Conclusie

Voordat een website of intranet gevuld wordt met content loont het om stil te staan bij de mogelijkheden van indeling. Gebruikersonderzoek levert vrijwel altijd waardevolle input. Veelal zal een combinatie van indelingen worden gekozen, zoals Ruben Timmerman ook deed in zijn artikel over de informatiearchitectuur van EduHub. Het mixen van meerdere indelingen binnen één site hoeft zeker geen probleem te zijn: als de bezoekers de structuur maar kunnen herkennen en gebruiken.